Proses rekrutmen menjadi tahap yang krusial bagi para pelamar kerja. Sebelum menjadi karyawan di sebuah perusahaan, seseorang akan dinyatakan lolos tahap rekrutmen saat menerima offering letter. Namun, menerima offering letter bukan berarti sudah resmi menjadi karyawan.
Setiap orang bisa memberi respons berbeda saat menerima offering letter. Calon karyawan berhak untuk menerima atau menolak tawaran dari perusahaan. Meski demikian, cara membalas offering letter atau merespons penawaran juga harus dilakukan dengan benar.
Apa Itu Offering Letter?
Offering letter adalah sebutan populer untuk surat penawaran kerja yang diberikan oleh rekruter pada calon karyawan. Setelah lolos melalui semua tahap rekrutmen dan cocok dengan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan, rekruter akan memberikan penawaran.
Saat diberikan offering letter, calon karyawan berhak untuk menerima atau menolak tawaran dari sebuah perusahaan. Jika penawaran yang diberikan sesuai dengan permintaan, barulah ketersediaan tersebut akan dilanjutkan pada penandatanganan perjanjian kerja.
Berbeda dengan offering letter yang sifatnya hanya pemberitahuan resmi dari perusahaan, perjanjian kerja adalah perjanjian antara pekerja dengan perusahaan. Isi offering letter pada umumnya mencakup beberapa penawaran penting terkait compensation and benefit di antaranya:
- Jabatan dan deskripsi jabatan (job title)
- Deskripsi pekerjaan dan tanggung jawab kerja
- Nominal gaji (bisa berupa gross atau nett), pastikan untuk mengetahui nilai nett atau take home pay
- Fasilitas, tunjangan, fasilitas, dan benefit lain yang didapatkan oleh karyawan
- Jatah cuti dan ketentuan tentang pengambilan cuti khusus seperti cuti haid, cuti sakit, dan sebagainya)
- Tenggat waktu pengembalian offering letter sebagai bukti penerimaan dari karyawan atas penawaran yang diberikan perusahaan.
Cara Membalas Offering Letter
Offering letter dari rekruter biasanya disampaikan melalui email oleh calon karyawan. Tidak hanya saat pertama kali mendapat pekerjaan, mungkin kamu juga membutuhkan referensi untuk cara membalas offering letter dengan memerhatikan hal-hal berikut ini.
1. Berikan keputusan dengan jelas
Menerima offering letter dari suatu perusahaan memang membuktikan bahwa mereka menginginkan kamu bergabung sebagai karyawan. Karena itu, berikan keputusan dengan jelas saat ingin menerima atau menolak penawaran yang disampaikan.
Tambahkan subject email dengan kata “Accepting” atau “Rejecting” atau sampaikan di paragraf pertama email. Kamu juga bisa menggarisbawahi kata tersebut untuk memberikan penekanan keputusan yang diberikan.
Baca juga : Cara Menolak Undangan Interview yang Sopan serta Contohnya
2. Balas dengan singkat, jangan bertele-tele
Saat merespons seorang rekruter, pahami bahwa waktu mereka terbatas. Selain itu, kamu juga pasti menginginkan proses offering berlanjut dengan cepat. Karena itu, sampaikan balasan email dengan singkat dan tidak bertele-tele.
3. Sampaikan rasa terima kasih
Baik untuk menerima atau menolak, seorang rekruter tentu sudah meluangkan waktunya saat memproses lamaran kerja. Karena itu, sampaikan rasa terima kasih selama rekruter tersebut membantu proses penyaringan karyawan yang diikuti.
4. Konfirmasi penawaran atau lakukan negosiasi
Jika ingin menerima penawaran kerja, pastikan untuk mengonfirmasi kembali penawaran yang disampaikan. Hal yang biasanya perlu dikonfirmasi adalah nominal gaji dan tanggal resmi seorang karyawan bisa bergabung di perusahaan baru.
Namun, tidak perlu terburu-buru menerima penawaran karena calon karyawan berhak melakukan negosiasi. Jika ingin negosiasi, sampaikan poin apa yang ingin dinegosiasikan dengan pihak rekruter misalnya terkait tunjangan, asuransi, atau cuti. Setelah itu, berikan opsi waktu luang untuk melakukan negosiasi tersebut.
5. Periksa balasan offering letter agar tidak salah ketik
Biasanya rekruter memberikan waktu 1x24 jam untuk memberikan balasan atas offering letter. Namun, tetaplah bersikap profesional dengan mengecek kembali isi email balasan dan menghindari kesalahan pengetikan. Jika merespons tergesa-gesa, hal ini akan memberikan kesan yang kurang baik.
Contoh Cara Menerima Offering Letter
Jika penawaran yang diberikan perusahaan sudah sesuai, isi email singkat sudah cukup untuk meresponsnya. Cara menerima offering letter bisa dilakukan dengan contoh sebagai berikut.
Cara Menerima Offering Letter Bahasa Indonesia
Yth [nama rekruter],
Terima kasih atas bantuan dan kerja samanya selama proses rekrutmen. Setelah membaca dan memahami surat penawaran yang diberikan dari [nama perusahaan], saya memutuskan untuk menerima tawaran kerja sebagai [posisi/jabatan] di [nama perusahaan].
Seperti yang telah didiskusikan, saya menerima gaji sebesar [nominal gaji] beserta [tunjangan/kesepakatan lainnya]. Saya bisa mulai bekerja pada [tanggal masuk yang disepakati] sesuai kesepakatan.
Cara Menerima Offering Letter Bahasa Inggris
Hi [nama rekruter],
Thank you for your your assistance during the recruitment offer of [posisi/jabatan] at [nama perusahaan]. I’m glad to formally accept the offer and I am looking forward to joining the team.
As discussed, my starting salary will be [jumlah gaji yang disepakati] along with [tunjangan/kesepakatan lainnya]. I can confirm that my starting date of employment will be [tanggal awal masuk kerja]. If there is any additional information you need prior to this date, please let me know.
Baca juga : Cara Menanyakan Hasil Interview yang Baik dan Sopan
Contoh Cara Menolak Offering Letter
Meskipun sudah lolos semua tahap rekrutmen, siapa pun berhak untuk menolak tawaran pekerjaan. Hal ini biasanya dilakukan jika kompensasi yang diberikan tidak sesuai dengan tanggung jawab dari jabatan yang ditawarkan.
Cara Menolak Offering Letter Bahasa Indonesia
Yth [nama rekruter],
Terima kasih banyak atas tawaran sebagai [posisi/jabatan] di [nama perusahaan]. Namun, saya memutuskan untuk tidak menerima posisi tersebut karena [alasan menolak]. Saya harap segera menemukan kandidat lain yang cocok untuk posisi tersebut.
Cara Menolak Offering Letter Bahasa Inggris
Hi [nama rekruter],
Thank you for the offering to work as a [posisi/jabatan] at [nama perusahaan]. After careful consideration, I will not accept the position. However, I really appreciate your offering and hope you can find a suitable candidate.
Cara membalas offering letter bisa disesuaikan dengan penawaran yang diberikan. Namun, hal yang tidak kalah penting dari isi email balasan adalah pertimbangan untuk menerima atau menolaknya. Jadi, pertimbangkan dengan matang sebelum membalas offering letter, ya!