Perusahaan bukan hanya mementingkan skill dan kualifikasi yang dimiliki saja saat merekrut karyawan baru. Akan tetapi, cara membalas email panggilan interview dari HRD pun menjadi poin penting yang harus diperhatikan.
Itu sebabnya, banyak para recruiter yang bisa mengenali karaktermu hanya dengan melihat caramu dalam merespons dan berkomunikasi dengan recruiter. Maka dari itu, kesan yang baik memang harus ditonjolkan sejak pertama melamar kerja.
Cara Membalas Email Panggilan Interview
Apabila masih bingung bagaimana cara membalas email panggilan interview yang benar, cobalah beberapa referensi di bawah ini.
1. Membalas Email Sesegera Mungkin
Apabila kamu telah menerima email panggilan wawancara, segeralah memberikan jawaban atas email tersebut.
Janganlah kamu menunda-nunda balasan, supaya proses rekrutmen pun berjalan lancar dan kamu juga akan memiliki lebih banyak waktu mempersiapkan diri untuk interview.
Begitu pun dengan para recruiter yang juga butuh waktu mengatur persiapan interview. Apalagi kalau ternyata jadwal yang ditawarkan tidak sesuai dengan waktumu. Tentu saja, harus segera dikonfirmasi pada recruiter.
Setidaknya kamu harus merespons email tersebut dalam waktu 24–48 jam setelah email panggilan interview diterima. Dengan begitu, recruiter juga akan menilaimu sebagai calon interview yang disiplin waktu.
2. Mengawali Balasan dengan Salam Pembuka
Saat menulis balasan email, jangan lewatkan untuk memberikan salam pembuka dulu secara resmi pada recruiter di bagian awal email. Bisa juga dengan menyebutkan nama recruiter apabila mengetahuinya. Contohnya:
“Yth, Bapak Abdi Jaya”
“Dear, Bapak Abdi Jaya”
Namun, jika kamu tidak mengetahui nama perekrutnya, maka bisa tuliskan dengan panduan berikut ini.
“Yth, HRD PT. Farmasi Jaya”
“Dear HRD of PT. Farmasi Jaya”
3. Mengucapkan Terima Kasih
Kemudian lanjutkanlah balasan email dengan memberikan ucapan terima kasih untuk kesempatan yang sudah diberikan recruiter. Nah, di bagian ini, tidak perlu terlalu panjang. Akan lebih baik jika to the point saja.
Jika perlu, bisa juga menambahkan posisi dan perusahaan yang sedang dilamar. Contohnya seperti kalimat dibawah ini.
“Terima kasih atas kesempatan yang sudah Bapak/Ibu berikan kepada saya dalam mengikuti interview kerja untuk posisi Production Officer di PT. Farmasi Jaya.”
4. Jangan Bertele-tele
Saat membalas email interview, sampaikan segera jawaban dengan kalimat yang singkat, padat, dan jelas.
Janganlah bertele-tele dan memberikan ulasan panjang. Kamu bisa menjawab panggilan interview dengan menerima, menolak, ataupun meminta reschedule interview kerja.
Nah, di bawah ini merupakan contoh balasan email interview jika kamu bisa menghadiri panggilan interview sesuai jadwal yang ditentukan.
“...Saya bisa menghadiri sesi wawancara kerja yang sudah Bapak/Ibu jadwalkan pada hari Kamis, 10 Oktober 2022 melalui Zoom Meeting”
5. Segera Memberikan Jadwal Alternatif Apabila Ingin Reschedule
Tentu saja tidak menutup kemungkinan kalau ternyata jadwal yang diberikan HRD tidak sesuai dengan jadwalmu. Oleh karena itu, kamu bisa meminta reschedule pada recruiter.
Sampaikanlah bahwa kamu sangat menantikan kesempatan ini, tetapi jadwal yang diberikan kurang sesuai. Saat memberikan balasan ini, sertakan juga jadwal alternatif kepada recruiter.
Setelah itu, tanyakanlah apakah jadwal yang diusulkan sesuai dengan recruiter atau tidak. Lebih lengkapnya, bisa mengikuti contoh di bawah ini.
6. Jika Menolak Tawaran, Tetap Membalas Email
Apabila kamu ingin menolak panggilan wawancara, sampaikanlah permintaan maaf bahwa kamu tak dapat menghadiri ataupun melanjutkan wawancara dengan alasan profesional.
Misalnya, kamu sudah menerima tawaran pekerjaan lain.
Kamu bisa memberikan balasan penolakan panggilan interview dengan cara di bawah ini.
“...Mohon maaf Bapak/Ibu, saya tidak bisa melanjutkan sesi interview ini karena (alasan)”
7. Mengakhiri Email dengan Kalimat Sopan
Sebagai penutup email konfirmasi kehadiran panggilan interview, sampaikan kembali apresiasimu atas panggilan interview kerja yang diberikan. Kemudian, ungkapkan juga bahwa kamu sangat menantikan panggilan wawancara.
8. Menambahkan Informasi Kontak
Pada bagian akhir email, cantumkanlah nama dan kontakmu yang masih aktif. Untuk bagian nomor kontak, kamu bisa menuliskan alamat email dan nomor telepon. Susunannya bisa seperti panduan di bawah ini.
Dengan hormat,
Setya Purnomo Ningrat
setyapurnomo@gmail.com
082345675675
9. Cek Kembali Isi Balasan
Sebelum dikirim pada recruiter, pastikanlah mengoreksi email yang sudah ditulis. Pastikan tak ada kesalahan penulisan, kalimat sudah efektif, dan mudah dipahami.
Apabila semuanya telah sesuai, kamu bisa segera mengirimkan email balasan tersebut. Balasan yang terstruktur tentu saja akan menambah kesan baik bagi recruiter.
Contoh Balasan Email Panggilan Interview
Berikut ini akan dilampirkan beberapa contoh cara membalas email panggilan wawancara. Kamu bisa mengubahnya sesuai kebutuhan masing-masing, tetapi untuk susunannya kurang lebih seperti di bawah ini.
1. Contoh Balasan Email Jika Menerima Tawaran
Yth, Ibu Widya
Terima kasih telah menghubungi dan memberikan saya kesempatan untuk mengikuti interview kerja pada posisi Production Office di PT. Farmasi Jaya.
Saya bisa hadir pada sesi interview yang telah Ibu jadwalkan pada hari Kamis, 18 Oktober 2022 via Zoom Meeting.
Saya sangat menantikan kesempatan untuk bertemu langsung dan berbicara lebih banyak tentang posisi ini dan kesempatan bekerja di perusahaan Ibu, PT. Farmasi Jaya.
Mohon sekiranya Ibu menginformasikan kepada saya apabila ada informasi atau dokumen tambahan yang perlu dipersiapkan untuk interview.
Hormat saya,
Agung Ananda
agungananda@gmail.com
081256785654
2. Contoh Balasan Email Jika Mengatur Ulang Jadwal
Yth, Ibu Rita
Sebelumnya, terima kasih atas panggilan interview yang telah Ibu berikan kepada saya untuk posisi Quality Assurance Officer di PT. Jaya Abadi Sentosa.
Saya sangat menantikan dan menghargai kesempatan yang Ibu berikan. Namun, saya berhalangan hadir untuk mengikuti sesi interview di jadwal yang telah ditentukan karena (alasan kamu).
Jika Ibu berkenan, saya memohon untuk melakukan perubahan jadwal interview menjadi 20 Oktober 2022 atau waktu lain yang sekiranya cocok dengan Ibu.
Besar harapan saya untuk dapat mengikuti interview ini. Semoga Ibu berkenan mempertimbangkannya kembali.
Hormat saya,
Ananda Lita
anandalita@gmail.com
089876876578
3. Contoh Balasan Email Jika Menolak Interview
Yth, Bapak Anton
Terima kasih atas undangan wawancara dan kesempatan yang sudah Bapak berikan kepada saya.
Akan tetapi saya ingin menyampaikan bahwa saya tidak bisa melanjutkan sesi wawancara kerja untuk posisi SEO Content Writer di PT. Tekno Jaya tersebut karena sudah mendapatkan penawaran di perusahaan lain dengan posisi yang sama. Maaf karena tidak dapat melanjutkan sesi wawancara kerja di perusahaan Bapak.
Sekali lagi, saya mengucapkan terima kasih untuk kesempatan dan waktu yang sudah Bapak berikan. Semoga kita bisa bekerja sama di lain waktu dan kesempatan.
Dengan hormat,
Cipto Purnawan
ciptopurnawan@gmail.com
089678564635
Itulah contoh cara membalas email panggilan interview yang benar. Dengan memperhatikan isi balasan email panggilan interview seperti di atas, sekaligus menunjukkan kepada recruiter bahwa kamu begitu antusias untuk bekerja di perusahan tersebut.
Jika kamu ingin menambah skill yang kamu miliki sebagai persiapan interview, kamu bisa loh mengikuti kelas online di Career Companion by Prasmul-eli. Pembelajaran bisa dilakukan di mana saja dengan pengajar yang kompeten. Yuk, daftar sekarang.